기안서 작성방법 및 양식을 살펴볼까?

아마도 회사생활하는 사람들은 기안서 라는 말을 한번쯤 들어왔을 것이다. 기안서는 보통 회사에서 의사결정을 하기 위해 문안 및 기획안을 작성하는 것을 말한다. 오늘은 이 기안서 작성방법과 양식에 대해 간단하게 살펴보도록 하자.

- 기안서 란?

위에서도 말했듯이 기안서는 조직 및 그룹 내의 의사를 결정하기 위한 문서를 말하며, 이를 결재 올리게 된다. 이 기안서를 작성하는 사람은 따로 정해져 있지는 않으며, 의사결정이 필요한 조직 및 그룹이라면 어디에서든 기안서를 만들 수 있다. 보통 품의서와 같은 의미로 쓰이지만, 기안서가 좀더 광범위한 의미를 지닌다.

- 기안서 작성방법 

기안서는 기업의 종류, 형태, 업무 내용에 따라 각기 다르므로, 이 부분에 따라 유동적으로 조정하는 것이 바람직하다.

1. 기본 뼈대 구성

기안서의 목적 파악 → 정보수집 → 초안작성 → 보완수정 → 기안서 완성

먼저 기안서를 작성하기 위한 위와 같이 큰 틀을 구성할 필요가 있다. 이렇게 과정을 구성해두면 작성을 좀더 효율적으로 할 수 있다.

2. 작성원칙 

누구나 이해할 수 있는 기안서를 만들기 위해서는 아래 6가지 원칙이 중요하다.

가. 5W3H 활용

= 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게 왜, 얼마의 양을 (How much), 얼마 동안 (How long) 의 원칙을 활용한다.

나. 정확하고 구체적인 단어 선택

= 애매모호한 표현이나 단어는 피하는 것이 문서 이해에 좋다.

다. 문장은 쉽게

= 문서에 들어가는 문장은 이해하기 쉽고 읽기 편하게 쓰는 것이 좋다.

라. 문장은 간단명료

= 문장을 작성할 때는, 앞에 번호를 붙여서 짧게 끊어 쓰는 것이 좋다. 또 중요한 내용이나 단어를 앞에서부터 쓰는 것이 보기 좋다.

마. 어렵고 낯선 단어는 제외

= 전문용어, 한자 등을 비롯해 은어, 비속어 같이 어려우면서 익숙치 않고 잘 사용하지 않는 단어는 피하자.

바. 결론을 앞에 배치

= 되도록이면 기안서의 중심이 되는 결론은 앞에 배치하고 그 뒤에 이유, 근거, 설명을 붙이는 것이 좋다.

3. 알아두면 좋은 작성팁!

가. 무언가를 제안할 때는 3가지 이상 제시하자.

나. 기안서를 읽을 사람을 기준으로 작성하자.

= 작성자 입장에서 쓰는 것이 아닌, 기안서를 받을 사람의 입장을 고려해서 작성하는 것이 좋다.

다. 가장 먼저 해야할 것은 뼈대 구성이다.

= 간혹 자료부터 먼저 찾은 후에 기안서를 작성하는 경우가 있는데, 뼈대를 먼저 세우는 것이 가장 중요하다.

- 기안서 양식 예시

이상으로 기안서 작성방법 및 양식에 대해서 살펴봤다. 위의 내용으로 기안서 초안을 작성한 후 2명이상의 검토자를 통해 수정사항을 체크하고 보완해가면멋진 기안서가 완성될 것이다.